الارشفة الالكترونية (١-٢) .. بقلم:المهندس اسماعيل بابكر

مع التقدم العلمي والتطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العالم ومع دخول الحاسوب إلى كافة مجالات الحياة توصل الإنسان إلى طريقة تساعده على حفظ جميع أوراقه ومعاملاته بمكان آمن يسهل الرجوع إليه متى ما يشاء، وتسمى هذه العملية بالأرشفة الإلكترونية
عملية تنظيم الملفات بشكل علمي ومنظم وذلك لتسهيل الوصول إلى الأوراق والبيانات والمعاملات في أي وقت دون الحاجة لمجهود وإضاعة الوقت في البحث بين الورق ويكون ذلك عن طريق تحويل المستندات والوثائق من الصيغة الرقمية إلى الصيغة الإلكترونية ونقلها وترتيبها على برامج مخصصة لهذه العملية وذلك عن طريق وسائط إلكترونية مخصصة بحيث يجعل الوثائق مادة سهلة التداول والاسترجاع، فيتم البحث عنها من خلال رقم الوثيقة أو التاريخ الذي حفظت به أو أي شيء يشير لها ويستطيع أيضًا البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد.
أهمية الأرشفة الإلكترونية
تكمن أهمية عملية أرشفة المعلومات والبيانات إلكترونيًا فيما يلي
توفير المعلومات الدقيقة في أقل وقت ممكن.
تقليص التكلفة المالية في الشركات والمؤسسات.
المساهمة في زيادة كفاءة العمل عن طريق استخدام تقنية الاتصالات والمعلومات
عدم حاجة المراجعين والموظفين إلى الرجوع إلى الأرشيف.
إتاحة كمية من المعلومات للعميل والحرية في اختيار الأداة التي يريدها في البحث.
حماية البيئة من خلال تقليل النفايات.
السهولة في عملية المراجعة والتحرير.
تسهيل وصول المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
توفير المساحات الواسعة في المكاتب والشركات.
سهولة استرجاع نسخ من صور الوثائق
تكون صور الوثائق الورقية دقيقة وملونة.
مراحل الأرشفة الإلكترونية
هناك مرحلتان أساسيتان للأرشفة الإلكترونية، وهما:
مرحلة التخطيط
وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية كالتالي:
مرحلة الدراسة والمسح: حيث يتم حصر المعلومات المراد أرشفتها.
مرحلة التحليل: تتمثل في الفرز والجرد لتحديد الأولويات في عملية تحويل الوثائق من الورقية إلى الإلكترونية.
مرحلة بناء الخطة: وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة من حيث تاريخ النقل والإتلاف.
مرحلة اختيار البرمجيات: حيث يتم هنا تحديد واختيار الأجهزة المراد استخدامها في عملية الأرشفة.
مرحلة إعداد قواعد البيانات: بهذه الخطوة يتم تحديد قواعد البيانات التي سيتم استخدامها.
مرحلة التنفيذ
وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية وهي:
مرحلة تحضير الوثائق من أماكن تواجدها إلى المكان المخصص للتنفيذ، وتجميعها حسب تصنيف محدد.
مرحلة المسح الضوئي عن طريق تصوير أو نسخ الوثائق القديمة وتحويلها إلى صورة رقمية.
وضع علامات على الوثائق لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد انتهاء عملية الأرشفة.
تدقيق الجودة للوثائق ومقارنتها بالوثائق القديمة، وتحديد الاختلافات.
تخزين الوثائق في وسائط تخزين مختلفة.