الأرشفة الإلكترونية (٢–٢) بقلم:المهندس اسماعيل بابكر
الارشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف
تسرع الأرشفة الإلكترونية وتساعده على الدقة في التنظيم والبحث، وتساعد في الوصول الى المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر بالإضافة إلى إمكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات تعجز عنه الأرشفة الورقية، أما بالنسبة للمنشأة فهي تخفف من عدد الموظفين، وتسهل ربط أجزاء الشركة مع بعضها من خلال توزيع المستندات بشكل إلكتروني، فيتيح نظام الأرشفة الإلكترونية الاحتفاظ بالوثائق على شكل ملفات إلكترونية، وذلك بعكس الأرشيف التقليدي الذي يكون عن طريق ملفات ورقية، ويساعد الأرشيف الإلكتروني في استغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الإلكترونية واستخدامها في أمور حيوية أكثر.
الحماية الالكترونية
على الرغم من وجود فوائد عديدة لأرشفة الوثائق إلكترونيًّا إلا أن لها بعض الجوانب السلبية،والتي تتمثل فيما يلي
احتمالية تعرض المستندات والوثائق للسرقة.
زيادة التكلفة على الشركات، إذ لا بد من توافر أجهزة حاسوب في كل مكتب.
وعمل نظام الحماية الالكترونية وامن المعلومات
تجنبا للوصول للمعلومات المخزنة على الأجهزة للاختراق أو التحريف.
متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني
هناك بعض المتطلبات التي يجب أن تتوافر لإمكانية التحول من الأرشيف التقليدي إلى الإلكتروني ومن هذه المتطلبات ما يلي:
توفر الأجهزة والآلات مثل الحاسوب والطابعات والخوادم والمساحات الضوئية
توفر البرامج التي سيتم الأرشفة عليها
توفر البرامج المساعدة مثل برنامج Wise Image، والذي يستخدم لتنظيف الوثائق التي تحتوي على نقط سوداء، وبرامج أخرى مساعدة
لتوفير السعة التخزينية يمكننا تصغير حجم الملفات و المجلدات من خلال
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية
تمتاز برامج الأرشفة الإلكترونية بعدة خصائص ومنها ما يلي:
سهولة التعامل مع جميع الملفات.
يدعم برامج الصور والرسومات.
سهولة تطويرها وتحديثها.
دعم أرشفة الوسائط الأخرى.
إمكانية استرجاع البيانات التالفة.
التكامل والاندماج مع الأنظمة الأخرى.
دعم البريد الإلكتروني.
تمتلك محرك بحث قوي يضمن البحث بجميع الحقول.
سهولة الاستخدام ولا يحتاج للكثير من التدريب.
التعامل مع قواعد البيانات.
دعم اللغة العربية.
إمكانية تصدير البيانات.
إمكانية الدخول عن بعد إلى النظام.
القدرة على حماية الوثائق من السرقة والاختراق.
دعم تقنية الشبكات
يفي باحتياجات الشركات.
دعم البروتوكولات العالمية المشهورة.
القدرة على تقديم التقارير.
